День дорог для того, кто умеет жить

Шпитцнер

Количество занимаемых серьезных должностей Глеба Архангельского, кандидата экономических наук, заведующего кафедрой тайм - менеджмента Московской финансово-промышленной академии, генерального директора ОАО «Организация времени», уже говорит о том, что этот человек знает, как успевать жить и работать,  поэтому неслучайно его выступление в рамках Межрегионального форума «Бережливое производство: принципы, инструменты, опыт» носило название «Как успевать жить и работать. Корпоративный тайм -  менеджмент. Контроль поручений».

Термин «тайм - менеджмент» произошел от английского «управление временем». Технология, помогающая больше успевать, грамотно организовывать время, распределять задачи, расставлять приоритеты, повышать личную и корпоративную эффективность. Как руководитель лично справляется с мониторингом исполнения поручений, распределенных между подчиненными?

Простому менеджеру достаточно приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов совещаний (но все это Глеб называет бюрократической системой, рутиной бумажной).

Глеб Архангельский: система контроля должна быть автоматизированной, одним кликом мыши давать ответы на вопросы: какие задачи связаны с этим человеком, с этим проектом, с этим периодом времени и т.д. Эта система не предполагает многочисленных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, следят за выполнением секретари, которые полностью владеют инфо, находятся «рядом» с руководителем. Таким образом, руководитель не тратит время и силы на рутину контроля, а сосредоточен на содержательной стороне дела. Эффективный контроль поручений – это:

·                    Все поручения должны быть материализованы, внесены в единое хранилище, Внесение абсолютно всех поручений руководителя в единую базу Outlook.

·                    Должны быть выстроены разделы системы (тематические выборки - по людям, по проектам, по срокам и т.д.). Возможность обзора поручений по запросу руководителя в любых разрезах: люди, сроки, проекты, филиалы, и т.д.

·                    И, наконец, заблаговременный предупредительный контроль, регулярный мониторинг исполнения поручений в зависимости от их приоритетности.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Система Microsoft Outlook, кроме стандартной – по исполнителям, по срокам, можно настроить только на просроченные задачи, срок решения которых истек несколько дней назад.

Методы тайм – менеджмента:

Есть огромные дела, которые нам предстоят. Они не неприятны, но каждый шаг не несет большого результата, поэтому теряется мотивация. В тайм - менеджменте эти дела называют слонами, и предлагается их съедать, причем съедать по частям. Переводя с языка тайм - менеджмента, большие дела нужно разбить на множество мелких задач, и решать эти маленькие задачи ежедневно, уделяя им полчаса. И вот такими небольшими шажками вы продвинетесь к поставленной цели. «Слон» — выучить иностранный язык, «бифштексы» — в неделю выучить столько-то слов, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах, посмотреть фильм на языке.

Кроме слонов, в необъятных джунглях тайм-менеджмента обитают лягушки, то есть неприятные скользкие зеленые и квакающие дела, такие как: позвонить в ЖЭК, написать недовольному клиенту, провести не очень полезную, но для чего-то нужную встречу. Такие дела мы обычно откладываем до лучших времен, а потому они копятся и размножаются. Бороться с лягушками не сложно. Нужно просто один раз в день, лучше с самого утра, съедать по одной, причем самой неприятной лягушке. Такая маленькая победа над собой дает положительный заряд на весь день. При этом «лягушки» начинают быстро заканчиваться, может наступить день, когда и «съесть» будет нечего.

Метод «Швейцарского сыра». Средние, «интеллектоемкие» дела (вникнуть в сложный документ, написать статью). Для того, чтобы выполнить неприятную/сложную задачу, сначала разбейте ее на несколько более мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (против правил, не по порядку).

Основной принцип тайм - менеджмента — жизнь ограничена и стоит ее прожить скорее лучше, чем хуже.

Листовская Е.А., руководитель информационно-издательского центра